İşletmeler V.U.K. ‘na göre tuttukları defterlerde yer alan üçüncü şahıslarla olan ticari işlemlerini belgelemek (tevsik etmek) zorundadırlar. Vesikalar, mükellef açısından beyanın doğruluğunu gösteren bir ispat aracı olduğu gibi, vergi idaresi açısından da vergi denetimlerinde aranan belge olmaktadır. V.U.K. ‘na göre bu belgeler belli şekil ve şartlara bağlanmıştır (vesikaların noter onaylı olması veya maliye bakanlığınca anlaşmalı matbaalara bastırılması gibi). V.U.K.’da düzenlenmesi gereken vesikalar arasında birçok belge sayılmış olmakla beraber bunlar arasında en çok günlük hayatımızda karşılaştığımız fatura, sevk irsaliyesi ve irsaliyeli fatura da sıkıntılarla karşılaşılmaktadır. Bu belgelerin hatalı kullanılmaları, kullananlar adına vergi cezalarının kesilmesine ve pek çok ihtilafın yargıya intikal etmesine yol açmaktadır.
I- FATURA
- TANIMI
V.U.K ‘ nun 229. Maddesinde fatura “Fatura, satılan emtia (mal) ve yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı (tutarı) göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tacir tarafından müşteriye verilen ticari belgedir.” İle açıklanmıştır.
- ŞEKLİ
V.U.K. ‘nun 230. maddesine göre faturada en az şu bilgiler bulunmalıdır;
- Fatura ibaresi
- Maliye bakanlığı ibaresi veya noter tasdik mühürü.
- Düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası
- Faturayı düzenleyenin adı soyadı varsa ticaret unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve hesap numarası.
- Müşteri adı soyadı ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası.
- Satışa konu olan mal veya hizmetin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı.
- Satılan emtia (ticari mal) ise malların teslim tarihi ve sevk irsaliyesi numarası
- NİZAMI
V.U.K. ‘nun 231. Maddesine göre faturanın düzenlenmesinde dikkat edilecek hususlar aşağıdaki gibidir;
- Faturalar sıra numaralı olarak teselsül ettirilir. Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri ayrı numara ile başlamak üzere, ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde, bu faturaların şube ve kısımlarına göre, şube veya kısım isimlerinin yazılması veya özel işaretlerle seri tefriki yapılması gerekir. (Bir işyerinin merkezine bağlı şube işyerlerinde kullanılacak faturalarda, A, B, C, serisi veya X… Y. Z… şubesi gibi işaret ve ibareler kullanılabilir.)
- Faturalar mürekkepli kalem ile daktilo veya bilgisayarla düzenlenir.
- Faturalar en az bir, asıl bir örnek (suret) olarak düzenlenir. Daha fazla suret halinde düzenlenen faturalarda suretler numaralandırılır.
- Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 (yedi) gün içinde düzenlenir. Mal teslimi veya hizmetin yapıldığı tarih ay sonlarına vukuu bulmuşsa ay sarkması olmadan bulunduğu ay içerisinde kesilmek zorundadır. Bu süreler içinde düzenlenmemiş faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.
(5035 sayılı kanunun 48. maddesi ile değişen ve 01.01.2004 tarihinden itibaren yürürlüğe giren) Bazen malın tesliminden önce de faturanın düzenlenebileceği V.U.K.’nun 173 Seri Nolu Genel Tebliği (2) ile belirlenmiştir. Buna göre; faturayı düzenleyenler faturada malın daha sonra sevk edileceğini belirteceklerdir. Faturada bulunması gereken malın teslim tarihi ve irsaliye numarası ise malın tesliminden sonra alıcı ve satıcı kendilerinde kalan sevk irsaliyesinden faydalanarak faturaya şerh vererek, fatura ve sevk irsaliyesi arasındaki uyumu sağlayacaklardır.
- Faturalar Türkçe olarak düzenlemelidir.
- Kullanılacak faturalar notere tasdik ettirilmiş veya antlaşmalı matbaalara bastırılmak suretiyle temin edilir.
- Fatura düzenlemek zorunda olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur.
- Fatura düzenleyenin istemesi halinde müşteri, kimliğini ve vergi dairesi hesap numarasını gösterir belgeyi ibraz etmek zorundadır. Ancak nihai tüketiciye satılan mallar veya yapılan işler için düzenlenecek faturalarda, müşterinin belge ibrazı ve fatura düzenleyenin sorumluluğu söz konusu olmayacaktır.
- Faturanın baş tarafında iş sahibinin veya namına, imzaya yetkili olanların imzası
Uygulamada, faturanın üst kısmına veya alt kısmına kaşe basılarak imza atılması farklı algılanmakta ve tartışılmaktadır. Fatura bedeli karşılığı yapılan ödeme için makbuz alınmadıkça fatura tutarı ödenmiş veya tahsil edilmiş sayılmaz. Diğer bir ifade ile kaşenin faturanın alt kısmına basılarak imzalanması fatura bedelinin tahsil/tediye edildiği anlamına gelmez. Çünkü mevzuatımızda, “açık fatura” veya “kapalı fatura” diye bir kavram yoktur. Sadece, ticari bir teamül olarak ticari hayatımıza girmiş kavramlardır. Ancak, hukuki bir karine teşkil edebilmektedir.
FATURA KULLANMA MECBURİYETİ
VUK’ un 232. maddesine göre fatura düzenleme zorunluluğu; birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilen ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler, aşağıdaki işletmelere fatura vermek ve bu işletmelerden fatura istemek zorundadırlar.
Bunlar;
- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar( şirketler, şahıs işletmeleri),
- Serbest meslek erbabı(avukatlar, doktorlar, muhasebeciler vb),
- Kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlar (ayakkabı tamircisi, berber)
- Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler,
- Vergiden muaf esnaf (pazarcılar, seyyar satıcılar).
FATURA YERİNE GEÇEN VESİKALAR
Fatura düzenlenmesinin zorunlu olmadığı bir kısım alım satım ve hizmet işlerinde mükellefler kayıtlarını fatura yerine geçen vesikalarla tevsik etmek zorundadırlar. V.U.K. ‘daki düzenlemelere göre, fatura yerine geçen vesikalar; perakende satış vesikaları, gider pusulası ve müstahsil makbuzu olarak sıralanmıştır. Ayrıca, V.U.K.’ nun 243 Seri Nolu Genel Tebliği (6) ile aşağıdaki mükellefler fatura yerine aşağıdaki belgeleri düzenleyeceklerdir. Buna göre;
- Bankalar yaptıkları hizmetler veya satışlar nedeniyle lehlerine tahakkuk edecek tutarları dekontlar ile belgeleyeceklerdir.
- Sigorta şirketleri ve acenteleri tarafından düzenlenen poliçeler fatura yerine kullanılacaktır.
- Sermaye piyasası aracı kurumlarının düzenledikleri işlem sonuç formları fatura yerine geçecektir.
- İkrazatçıların düzenledikleri ödünç sözleşmeleri fatura hükmündedir.
- Öte yandan, V.U.K.’ nun 226 Seri Nolu Genel Tebliği (7) ile Yetkili Müesseselerin (Döviz Büroları) döviz alım ve döviz satım işlemlerinde fatura yerine Döviz Alım Belgesi ve Döviz Satış Belgesi düzenleme zorunluluğu getirilmiştir.
II-SEVK İRSALİYESİ
TANIM
Satılmış ya da satılmak üzere olan bir malın, bir adresten diğerine naklinde ya da aynı
işletmeye ait iş yerleri arasında taşınmasında düzenlenen ve üzerinde gönderilen malın Konusu, birimi ve malın kime ait olduğunun yazıldığı belgeye ‘sevk irsaliyesi’ denir.
Düzeni
Sevk irsaliyesinde şu bilgiler bulunur:
- “Sevk irsaliyesi” ibaresi,
- Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdik mührü,
- Gönderilen malın cinsi ve miktarı,
- İrsaliyeyi düzenleyen mükellefin; adı, soyadı ile varsa ticaret unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve hesap numarası,
- Müşterinin (alıcının) adı, ticaret unvanı, adresi varsa vergi dairesi ve hesap numarası,
- Mükellefin diğer iş yerine veya satılmak üzere bir alıcıya (müşteriye) gönderdiği hâllerde malın kime ve nereye gönderildiği,
- Malın, taşıyana teslim tarihi ve müteselsil irsaliye numarası,
- Düzenleyenin imzası,
- Teslim alan ve teslim edenin imzaları,
ÖZELLİK ARZ EDEN USUSLAR
- Sevk irsaliyesi en az 3 nüsha olarak düzenlenir.2 nüshası mutlaka emtiayı taşıyan araçta bulunması gerekmektedir.3 nüsha olarak düzenlenmeyen sevk irsaliyesi iç düzenlenmemiş olarak kabul edilir.
- Mal sevkiyatı sırasında sevk irsaliyesi mutlaka emtianın olduğu araçta bulunması gerekmektedir. Sevk irsaliyesini araçta bulunmayanlar hakkında cezai işlemler uygulanacaktır.
- Sevk irsaliyesinde tanzim tarihi mutlaka bulunması gerekir. Maliye Bakanlığı, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 227 ve 257. maddelerinin verdiği yetkiye dayanarak yayımladığı 253 Sıra No’lu V.U.K. Genel Tebliği ile sevk irsaliyelerinde tanzim tarihi yanında ayrıca bir sevk tarihinin yer alması uygun görmüştür. Buna göre, tanzim tarihi ile fiili sevk tarihi sevk irsaliyeleri üzerinde ayrı ayrı yer alacaktır. Tanzim tarihi ile sevk tarihinin aynı gün olması durumunda ise bu tarihler sevk irsaliyesine ayrı ayrı kaydedilecektir. Bu tarihlerden herhangi birine yer verilmeden düzenlenen sevk irsaliyeleri hiç düzenlenmemiş sayılacaktır. Sevk irsaliyesinin merkezde bilgisayarla düzenlenmesi ve düzenleme tarihinden sonra emtianın sevk edilmesi durumunda, fiili sevk tarihi bu belge üzerine elle yazılabilecektir.
- Emtianın satılmak üzere bir komisyoncuya (Konsinye) gönderilmesi halinde, “konsinye amaçlı teslim edilmiştir” ibaresi yazılmak suretiyle sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Burada sevk edilen malın faturası, V.U.K.’daki 7 günlük süreye bağlı olmaksızın, komisyoncu (konsinye) tarafından satıldığı (alıcısına teslim edildiği) zaman düzenlenecektir.
- Bir mükellefe ait merkez, şube, ambar gibi birden fazla işyerinin bulunması ve bu yerlerden diğerine mal naklinde sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Bu taşımalarda müşteri adı yerine “Dâhili Sevkiyat” tabiri kullanılmalı ve malın nereden nereye götürüldüğü belirtilmelidir.
- Gerçek usulde vergilendirilen mükelleflerden, götürü usulde vergilendirilen mükellefler ve vergiden muaf esnaf tarafından satın alınan malın alıcı tarafından taşınmasında sevk irsaliyesi aranmayacak, ancak fatura malın satıldığı anda satıcı tarafından düzenlenecektir. Satıcı tarafından satış anında düzenlenecek faturaya alıcı tarafından taşındığı şerhi konulacak ve taşımalar sırasında yetkililerce istenildiğinde ibraz edilecektir.
- Mükelleflerin, yarı mamul veya mamul mallarını, bazı işlemler yapılmak üzere, diğer mükelleflere göndermeleri ve bu mükelleflerden malları geri getirmeleri durumunda götürülen ve geri getirilen mallar için gidiş ve geliş taşımaları sırasında ayrı ayrı sevk irsaliyesi düzenlemeleri zorunludur. Malların götürülmesinde düzenlenecek sevk irsaliyelerinin müşteriler bölümüne işlemi yapacak kimsenin adı ve soyadı, varsa ticaret unvanı, vergi dairesi ve hesap numarası ile, yapılacak işin türü (Mesela: “Boyatılmak, tamir ettirilmek, parça değiştirmek, işlemek üzere” şeklinde bir ibare) yazılacak, işlem gördükten sonra malın tekrar taşınmasında düzenlenecek sevk irsaliyelerinin müşteriler bölümüne ise, işlem türü ile işlemi yapana ilişkin bilgiler yazılacaktır.
Sevk İrsaliyesi ile Taşıma İrsaliyesi Arasındaki Fark
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nu 230/5 maddesine göre, satılan malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi, yine aynı Kanunun 240. maddesine göre, ücret karşılığı eşya nakleden gerçek ve tüzel kişiler naklettikleri eşya için ise taşıma irsaliyesi düzenlemesi gerekmektedir. Yani mal sevkiyatı yapanların veya yaptıranların sevk irsaliyesi, ücret karşılığında mal taşıyanların ise taşıma irsaliyesi düzenlemeleri gerekmektedir.